Assistenz (m/w/d)

Factoteam GmbH

Das dürfen Sie erwarten

– Eine attraktive und leistungsgerechte Vergütung gemäß Tarifvertrag Zeitarbeit der BAP/DGB Tarifgemeinschaft
– Umfangreiche Sozialleistungen, inklusive Weihnachts- und Urlaubsgeld
– Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge nach Probezeitende
– Bis zu 30 Tage Urlaub pro Jahr
– Monatlich wechselnde Rabattaktionen, z.B. bei großen Versandhäusern, Hotelketten, Fluglinien, Modehäusern und vielem mehr
– Persönliche Betreuung und Beratung durch Ihren fachkundigen Ansprechpartner in der Niederlassung

Ihre Aufgaben

– Zuständigkeit für die Koordination des Terminkalenders des Abteilungsleiters
– Planung und Koordination von Meetings sowie von Veranstaltungen, wie Workshops und Teamevents
– Bearbeitung der Eingangspost und Verteilung nach Zuständigkeiten und Prioritäten
– Einholung von Unterschriften unter Berücksichtigung der Unterschrifts-/Vollmacht-Regelung

– Besucherbetreuung für die Abteilung
– Unterstützung bei fachbezogenen Themen, z.B. Erstellung von Präsentationen/Diagrammen nach Skizzen, Tabellen und konkreten Vorgaben
– Selbstständige Planung und Abwicklung sowie Abrechnung von Dienstreisen
– Verwaltung der Belange von Mitarbeitern externer Dienstleister
– Anfertigung und Bearbeitung von ELAN Workflows, wie z.B. Mitnahmeschein
– Zuständigkeit für die Pflege der Mitarbeiterliste und Verwaltung von E-Mail-Verteilern
– Erledigung abteilungsrelevanter Tätigkeiten, wie z.B. Budget- und Investplanung
– Mitarbeit bei der Beschaffung oder dem Austausch von Infrastruktur, wie z.B. Handys, Laptops, Mobiliar und gegebenenfalls Inventarisierung
– Vorbereitung von Einkaufsvorgängen einschließlich der Einholung von Angeboten, Einsteuerung zur Bestellung und Abnahme der Lieferung
– Bestätigung von Lieferantenleistungen und Kontrolle von Abrechnungen anhand von Unterlagen und Vorgaben
– Unterstützung bei personellen Zu- und Abgängen, z.B. Beantragung oder Löschung von IT-Berechtigungen
– Verwaltung von Softwarelizenzen, Pflege der Zeitwirtschaft sowie das Veranstaltungsmanagement

Unsere Anforderungen

– Erfolgreich absolvierte kaufmännische Ausbildung, z.B. als Bürokaufmann mit Weiterbildung zum Fachwirt, eine abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation
– Berufserfahrung im genannten Aufgabengebiet
– Fundierte MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Powerpoint)
– Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
– Organisationstalent
– Ausgeprägte Eigeninitiative, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit

Laden Sie Ihren Lebenslauf oder eine andere relevante Datei hoch. Max. Dateigröße: 64 MB.

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